みなさんこんにちは。
前回、手帳のスケジュール欄にはこんなことを書くのがいいよ!というお話を記事にしました。
前回はスケジュールのお話だったんですが、今回はちょっと『タスク』のお話をしたいと思います。
また、普通に手帳の使い方だけじゃなくて、手帳でタスクの管理をするときに「こうしたらいいんじゃない?」という小話もできればと思っています。
では行ってみましょう!
今回の記事ですが、たとえばこんな方に向けて書いています。
- 仕事のタスクリストはあるけどプライベート版は作ってない
- というかプライベートタスクってめんどくさくて後回しになる
- そもそもタスクリストにタスクを入れる習慣がない
・・・これ実はすべてわたしです。
お恥ずかしいことながらわたしは極度の「ズボラ・めんどくさがり」です。
この話はたぶん一度書いたんじゃないかな・・・?
で、そのズボラなりの手帳の使い方を以前書いたのですが、その「ズボラ」が「やらないといけないことはなんとか終わる」くらいのレベルアップを果たしたタスク管理方法をご紹介します。
あ、わたしがズボラって話はこちらから。
タスク管理はGTD式をつかおう
今回ご紹介する「タスク管理」術は、GTDメソッドというものに根本を置いています。
GTDメソッド(Getting Things Done)についてはこの本が参考になりますよ。
わたしはこれを洋書の原本(?)で読みました。
英語がいける口の方はこちらがおすすめです。
Getting Things Done: The Art of Stress-free Productivity (English Edition)
- 作者:Allen, David
- 発売日: 2015/03/17
- メディア: Kindle版
まず簡単にGTDの概要をお話しますと、「脳のリソースをどこに割くか」にポイントを当てています。
GTDでは、
なにをするのかを考える。
考えた結果は外部に書き出す。
これにつきます。
たとえば、みなさん次の質問にこたえてください。
意中の女性を食事に誘います。このときの「やること」って?
答えましたでしょうか?
これを、限界まで細かく分割し、小さな小さなステップに分けるところまでを脳みそでやる、分けたあとの小さいステップは外部に書き出そう、というのがGTDです。
じゃあこの場合の小さいステップとは・・・
- 女性の予定を確認する
- 食事の日程と時間を決める
- 女性の食事の好みを共通の友人に聞く(本人に聞く)
- お店を検索する
- お店を予約する
- 集合場所を決める
みたいな感じですかね?
ここまで細かくすると、1個1個の「タスク」がすごく簡単になる気がしませんか?
今回のタスク管理はこのやり方を利用します。
まずは「一旦保存」ページを作ろう
GTDのお話をしたところで、実際じゃあ手帳にどうやって入れ込んでいくのかをお話していきます。
GTDではさきほどの通り、1つの行動に対してめちゃくちゃ細かく分解します。
でも、この分割作業って2~3分くらいかかる場合もあります。
タスク1つできるごとに3分もっていかれるってなかなか・・・ですよね・・・
なので、まずは「In Tray」というものを作りましょう。
つまり、
思いついたやることはとりあえず
なんも考えずにここに入れる
というページを作りましょう。
もちろんこの「In Tray」から直接タスクをこなしてもいいんです。
簡単そうで、すぐに終わりそうならそのままこなしてしまってもいいでしょう。
一応GTDメソッドには
- とりあえずIn Trayに入れる
- 行動がいるものか?いらなければ別のところへ
- 1つの行動で終わるか?終わらなければProjectへ
- 2分で終わるか?終わるなら今やる
- すべての分類が終わったものが、「Next Action」へ
というようなちょっと複雑なフローがあります。
いや、複雑そうに見えますがなれます。理論的に作られているため、なれるのは容易でした。
ちなみにわたしは手帳にこのフローの図を貼り付けていたりします。
で、上のフローは忘れてください()
そんなややこしいこと、ずぼらなわたしができるわけ・・・
今回のタスク管理では、「一旦入れる」リストだけを作ります。
一旦入れるリスト=In Trayを作ったら、そこにまずは思いつく限りの「やりたいこと」を書き込んでいきましょう。
思いついたら手帳、In Trayへ
これをまずは常に意識してください・・・むずかしいと思いますけど、これを乗り切ったらあとは簡単なので。
『次の一手』をスケジュールに入れる
わたし、いろんな記事で「スケジュール欄にタスクをぶち込む」やりかたを提唱しています。
この辺の記事もよければご一読いただけると、以降の内容に入りやすいかと思います。
そもそも手帳を持ってないよ、って方はぜひこちらを使ってみてください。
こちらの『お手軽手帳』はフォーマットができてますので!
さて、ここからわたしなりのタスク管理の話です。
さきほどIn Trayというものを作りましたよね?
では、そのリストの一番上から順番に、
2分で終わる次の一手
を考えてください。
あ、2分とはいいましたけど時間に明確な根拠はないです。
あなたが「一瞬」と感じる時間に置き換えてください。
あなたにとっての一瞬=5秒とかなら「5秒で終わる次の一手」で大丈夫です。
その「一瞬で終わるタスク」が実際にやることです。
これをスケジュール欄に突っ込んでください。
ただもちろんやり方はお任せしますよ!
わたしみたいにBullet Journal用の別冊手帳を作って、「今日のタスク」としてそこに書き込んでもいいですし、リーガルパッドみたいなメモ帳に書き込んでおいてもかまいません。
別冊手帳やリーガルパッドについてはこちらをどうぞ。
これがわたしなりの「タスク管理」です。
ふつうすぎるかもしれませんが、そのくらいのほうが続くと思うんですよね・・・
まとめますと、
- 一時保存用のページを用意する
- 一時保存したタスクから、「2分で終わる」タスクに細分化
- 細分化したタスクをスケジュール欄に書き込む
の3ステップのみに簡略化しました。
どうです?簡単でしょう?
まとめ
本日は手帳をつかって「ちゃんと終わらせるためのタスク管理をしようぜ」というお話でした。
最後になりましたけど、みなさんタスク管理用のリスト、いわゆるToDoリストってどういう風に書いていますか?
- 契約書作る
- プレゼン資料作成
- 会議日程調整
みたいな書き方してませんか?
わたしはしてました。で、めんどくさい病が発症して、仕事が後回し後回しになっていきました・・・
結果しんどくなるのは自分なんですけどね・・・
そしていろいろ調べてGTDにたどりついたまではいいんですが・・・
手帳で使うとなるとちょっと処理が煩雑だったので、手帳で使うようにいろいろ考えていった結果がこのやり方でした。
以前「手帳に書くべきスケジュールの話」という記事でもお話しましたが、わたしは基本的に「できなかったこと」よりも「やったこと」にフォーカスしてテンション上げていきたいタイプです。
ということは、小さな小さなステップになって簡単に終わる仕事ばかりにしておいて、「今日はたくさんタスクを終わらせた!」となったほうが仕事も進むし自分も気持ちいいしでWin-Winだと気づきました。
なによりも、このやり方を使い始めてから
自分のやるべきことがどうやって進むのか
が見えるようになったんです。
つまり自分の行動の予測が立てやすくなった、というか・・・
なのでみなさんもぜひ、この方法を試してみてください。
なんか合わなかったらそのときは違う方法を考えればいいだけです!
ものは試し、気が向いたときにでもやってみてください!!
それでは、今日はこの辺で。
おしまい。