みなさんこんにちは、ご無沙汰しております。
最近わたしの職場での立ち位置が向上（笑）し、毎日残業続きだったためブログの更新が止まってしまっていました。
今日のテーマは、そんな残業続きのわたしが見出した、Google カレンダーとシステム手帳の「使い分け」のお話です。
もしみなさんが職場で、たとえばOutlookとか、Googleカレンダーとか、そういったデジタルベースのスケジュール管理ソフトを使っているのであれば、ぜひ「続きを読む」からご一読ください。
わたしが見出した答え
さっそくですが、わたしがこの3ヶ月ほどを「新規プロジェクト立ち上げの英語対応要員」として仕事をしてきて見つけ出した答えをお伝えします。
それは・・・
デジタルスケジュールは「見せる手帳」だ
デジタルのスケジュールソフトに登録しているものはすべて、かんたんに共有できますよね。
で、わたしの職場ではOutlookを使っているんですが・・・
Outlookって初期設定だとどんな予定なのかしっかりと他人からも見えてしまいます。
この「手帳」としてはあまりにもあってはならない、「他人に見える」を逆手にとって、他人に「見せる」手帳として利用してみようと思い立ったわけです。
職場の都合上、それをお見せすることはできません。
なのでちょっとGoogleカレンダーで雰囲気だけ感じてもらえるものを作りました。
こんな感じで。
たとえばですが、8日の月曜日、18時半から歯医者があるとします。
そういうときに、「プライベート：予定あり」と入れてしまう・・・
ここまでなら普通に社内でスケジュールを共有している人ならするかもしれません。
わたしの場合、これに加えてプライベートの予定があるところはすべて入れてしまっています。
たとえば土日祝日のなかで家族と出かける時間がある・・・
わたしの職場が基本24時間体制で稼働しているというのも関係するとは思いますが、休みの日でも関係なく電話がかかってきたりします。
なので、あらかじめ社内スケジュールに「ここは電話もメールも見れないよ」と区切ってしまうんです。
そうすることで予期せぬエラーが、予期せぬタイミングでわたしのもとに降ってくることが大幅に減りました。
紙の手帳は「わたしだけ」のもの
じゃあ一方で紙の手帳（わたしの場合システム手帳）はなにに使うのか・・・
わたしの答えは、「他人に見せたくないこと」すべて、つまりわたしの中でだけおいておきたいことを紙の手帳に入れています。
例えば上司の愚痴とか、デートの予定とか。
あとは、デジタルのスケジュールに登録できないような「雑記」ですね。
わたし最近もっぱら会議の出席依頼が大量に舞い込んでくるんです。
なかにはもちろん「わたしいなくてもいいんじゃないか？」みたいな会議も。
そういうときって、わざわざパソコンの前に座って必死にメモを取りながら会議を受けるのが馬鹿らしくなります。
そんなときは、業務用のケータイ（iPhone）から会議に参加し、聞くだけ聞きながら他の作業をしたりゆっくりコーヒーを飲んだりします。だめですけど。
こういう、「この会議はちゃんとPCから参加する」とか「こっちの会議はiPhoneから参加する」のような、表立って書いちゃったら怒られそうなことを紙の手帳に書いています。
あとはちょっとしたメモですね。
こういうふうにしてわたしはデジタルスケジュールと紙の手帳を使い分けることにしました。
ベースは紙の手帳、人に見せる部分だけデジタル
デジタルスケジュールの強みは共有できるところ、ですが弱みも同じです。
基本的には紙の手帳で予定や結果を管理します。
でもそのなかでも他人にもちゃんと知っておいてほしい予定、つまり自分がこの時間どこにいるのか、連絡がつくのか、などは、デジタルのスケジュールに転記する。
これがもっとも効率のいい方法だと思います。
結局わたし、自分の手で書くのが好きなので、紙の手帳からは離れられそうにありません。
ということで、本日はこのへんで。
おしまい。
